МТС внедрила систему электронного архива

Оператор мобильной связи МТС-Украина, объявляет о завершении проекта по внедрению системы электронного архива на базе комплексного ECM-решения.

Электронный архив предполагает централизованное хранилище электронных копий бумажных документов. В электронном хранилище документы упорядочиваются, информация в них категорируется, что позволяет, при необходимости, за минимальные сроки осуществить поиск и извлечение необходимых данных.

С помощью комплексного ECM-решения в компании появилась возможность обработки до 1 млн. скан-копий документов в год. Система используется для хранения и категоризации договоров на оказание услуг мобильной связи, заключенных с клиентами МТС, сопутствующих документов, таких как копии регистрационных документов или доверенностей, а также заявок и письменных обращений абонентов в компанию.

Проект внедрения ECM-решения в МТС-Украина осуществлен Центральным офисом корпорации «Галактика» в Украине, который обеспечил комплексную реализацию проекта, состоящего из 4 этапов:

Обследование существующего документооборота и электронного архива в МТС-Украина и разработка функциональных требований к его модернизации компанией «Синергия Консалтинг».
Модернизация существующего оборудования, поставка оборудования: сканеров от ABBYY и серверов от IBM.
Поставка программного обеспечения от компаний ABBYY, IBM и Galantis.
Адаптация программного обеспечения компанией Galantis, а также миграция существующих данных.

На сегодняшний день в электронном архиве содержится более 5,5 миллиона документов. Общий объем хранилища графических файлов составляет в настоящий момент более 1 Тб (терабайта). Ежемесячно в электронный архив добавляется до 100 тыс. новых документов. В пересчете на стандартный 8-и часовой день и 20-дневный рабочий месяц это означает, что в час в электронный архив добавляется порядка 625 документов.

«Электронный архив стал неотъемлемой частью системы электронного документооборота в компании, что позволило исключить бумажную составляющую из процесса документооборота компании на этапе хранения. Система значительно повысила эффективность и скорость работы с документами и позволила еще больше приблизиться к идее «зеленого офиса», – отметила Виктория Рубан, начальник отдела по связям с общественностью МТС-Украина.

МТС стала одной из первых украинских компаний, которая еще в 2002 году внедрила электронную систему управления ресурсами SAP. С 2006 года компания практически полностью отказалась от бумажного документооборота. В МТС внедрены и успешно действуют электронные автоматизированные базы согласования, начиная от договоров, заявок на закупки, тендерных процедур, внутренних приказов и заканчивая заказом оргтехники, канцелярии, бронированием комнат для встреч и назначением самих встреч в режиме он-лайн с отслеживанием статуса этих заявок. К «зеленым инициативам» также можно отнести использование видеоконференцсвязи для проведения рабочих встреч между офисами МТС в Киеве и регионах, а также перевод в электронную форму журнала для сотрудников «Курьер» и информационных изданий для контрактных и корпоративных клиентов «Диалог» и «Диалог Бизнес». Благодаря таким экологическим инициативам, в масштабах офисной сети и сети продаж МТС по всей стране достигается серьезная экономия природных ресурсов.

О ECM-системе:
ECM-система (Enterprise Content Management) – система управления информационными ресурсами предприятия (или информационным контентом). ECM-система предназначена для хранения и обработки неструктурированной информации (текстовых документов, изображений, электронных таблиц и многого другого). По статистике, ежегодный рост объема только неструктурированного контента на предприятиях составляет 65—200% в зависимости от отрасли. ECM-система позволяет не только создавать данные в распространенных приложениях, но и получать доступ к ним из разных источников и легко манипулировать ими. За счет возможностей создания схем категоризации информации, метаданных и тегов, обеспечиваемых ECM, эти программные средства получают мощные инструменты поиска и извлечения данных. С помощью программного обеспечения управления корпоративным контентом можно выполнять просмотр, модификацию и одобрение любых сведений в соответствии с заданным деловым регламентом.

Основная цель ECM-системы – обеспечить эффективное управление накопленными информационными активами предприятия с целью повышения производительности и обеспечения компании устойчивого конкурентного преимущества. Предприятия, не применяющие полноценной системы организации электронного документооборота, сталкиваются с неупорядоченным нагромождением различных документов. Их трудно должным образом классифицировать, нередко к нему нельзя получить доступ, а также нет возможности узнать версию документа; в компаниях с разветвленной структурой проблематично избежать дублирования и добиться совместного применения важной информации.

Автор: Денис Болдырев

Обговорення новини

павел: Пусть ничего не меняют, и это будет самыми лучшими новостями.
ответить09:54 11.08.2009

Електро: Я полностью доверяю МТС, все, что они делают, - хорошого. Ну, пока что было хорошо.
ответить13:27 11.08.2009

mandalay: И толку от этой системы электронного архива?
ответить15:58 11.08.2009

Мисис Марпо: все дожлно лежать по полочкам, все нужно архивировать и систематизировать, обожаю порядок обязательно буду пользоваться этой услугой Спасибо
ответить15:47 12.08.2009

МТС внедрила систему электронного архива

Обговорення новини

Попередні новини